La Pause Légale #1 Les règles pour le contrôle du temps de travail

La Minute Légale, c'est quoi ?

Quand on est gérant, manager ou responsable RH, on n’est pas expert en droit social pour autant. Pour répondre à vos questions juridiques les plus brûlantes, Combo publie la Minute Légale une fois par mois.

Pour cette première édition, un grand merci à In Extenso Avocats, tout particulièrement à Violette Thiry et Pierre-Jacques Castanet, qui nous font un topo sur le contrôle de la durée du travail, son impact sur vos documents RH… et les bons réflexes pour s’éviter des soucis 📚

L’enjeu clé et les risques

L’enjeu est de taille : le salaire étant fonction du nombre d’heures travaillées, si des heures sont effectuées au-delà de ce qui est prévu, le salarié peut prétendre au paiement d’heures supplémentaires (avec un taux horaire majoré). Interdire d’effectuer des heures supplémentaires ou les subordonner à une autorisation préalable ne suffit pas : elles seront dues si la preuve est rapportée que la charge de travail ne permet pas d’être réalisée dans le temps initialement prévu.

Dès lors, l’employeur a l’obligation de contrôler le temps de travail sauf à risquer de subir des rappels de salaire et de voir sa responsabilité engagée si les conditions de travail portent préjudice à la santé des collaborateurs (sur-travail, burn out, etc.).

Concrètement, ce contrôle se fait en deux étapes :

1. Anticiper ce que sera le travail (les plannings)
2. Vérifier a postériori ce qui a été réalisé (le décompte des heures de travail, heures de jour ou heures de nuits en boulangerie, restauration, hôtellerie...)

Étape 1 : quelles règles pour le planning de travail ?

Le planning a une double fonction : donner à l’employeur les moyens d’organiser la charge de travail à venir et informer à l’avance les salariés de celle-ci.

La différence entre horaire collectif et horaire individualisé

L'horaire de travail est collectif lorsque tous les salariés d’un service travaillent selon le même horaire. Il peut donc exister plusieurs horaires collectifs au sein d’une même entreprise. Il peut se répéter à l’identique semaine après semaine mais aussi varier en fonction d’une saisonnalité (horaires d’été, d’hiver…). C’est précisément dans ce dernier cas qu’il est d’autant plus indispensable d’anticiper ces variations et d’élaborer des plannings.

L’horaire de travail individualisé (ou horaire à la carte) s’applique à un salarié et est un cadre plus flexible composé de plages horaires fixes (avec présence obligatoire) et plages variables (pour le salarié, choix de l’heure d’arrivée et de l’heure de départ). Il peut avoir été négocié par le salarié en raison de contraintes personnelles par exemple.

Formalités d’affichage des horaires collectifs

Deux formalités sont à respecter car elles rendent compte du fait que l’employeur a bien la maîtrise de l’organisation du travail et donc de la durée de celui-ci :

• Afficher les horaires collectifs dans les locaux et sur le site internet de l’entreprise s’il existe.
• Adresser ces horaires pour information par lettre recommandée avec accusé de réception à l’inspection du travail.

Règles d’affichage du planning de travail

Sous quelle forme ? Peu importe du moment qu’il est affiché : affichage papier classique, Excel ou planning numérique imprimé. Dans tous les cas, le planning doit être daté et signé (ou certifié/garanti) par l’employeur.

Où ? L'affichage doit être parfaitement lisible dans les locaux de travail, dans la salle de pause, sur le site internet etc. afin que tous les salariés puissent y accéder facilement.

En cas de dispersion géographique des salariés ou d’horaires individuels, il est indispensable de tracer le fait que les intéressés ont bien été préalablement informés du planning (reçu en main propre contre décharge, AR électronique, etc.).

Quand ? En général le délai de prévenance en cas de changement de durée ou d’horaires est fixé par les accords collectifs, à défaut il est de 7 jours.

Quel contenu ?

• Le nombre de semaines de la période de référence
• Pour chaque semaine, l’horaire de travail et la répartition de la durée du travail
• Les heures auxquelles les salariés commencent et finissent le travail
• Les heures et la durée des pauses et des repos

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Étape 2 : Comment décompter les heures de travail ?

Que nous dit la loi ?  

Le droit n'impose pas à l'employeur de décompter individuellement la durée du travail des salariés occupés sous un même horaire collectif, c’est tout l’intérêt de celui-ci !

En dehors de l’horaire collectif, le code du travail (parfois complété par des dispositions de la convention collective applicable) impose que la durée du travail des salariés soit décomptée individuellement.

Un conseil : même en cas d’horaire collectif, il peut être utile de procéder à un décompte individuel des horaires effectivement réalisés pour en justifier en cas de conflit.

Et donc… en pratique ?

Ce décompte doit être effectué :

• Chaque jour, en enregistrant les heures de début et de fin de chaque période de travail, ou en relevant le nombre d’heures effectuées ;
• Chaque semaine en récapitulant le nombre d’heures effectivement effectuées.
• Chaque fin de mois, un double de ce relevé des heures doit être établi et annexé au bulletin de salaire

En fin de mois, il faut préciser le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le début de l’année, le nombre d’heures de repos compensateur acquises au cours du mois (en distinguant le repos compensateur légal et le repos compensateur de remplacement) et le nombre d’heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois.

Comment décompter les heures

S’il est obligatoire, aucun formalisme n’est imposé pour le décompte des heures.

Plusieurs systèmes existent : enregistrement automatique (type « pointeuse digitale » ou « badgeuse » avec pour condition d’être « fiable et infalsifiable »), enregistrement manuel, systèmes auto déclaratifs...

Que faire en cas d’inspection ?

L’inspecteur du travail doit avoir accès aux documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié :

• En cas d'horaire individualisé : les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié, pendant une durée d'un an ;
• Ces mêmes documents pendant une durée d'1 an en cas d'aménagement de la durée du travail au-delà de la semaine, ou bien, pendant la durée équivalente à la période de référence en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année ;
• Pendant un an, les documents permettant de comptabiliser le nombre d'heures d'astreinte accomplies par chaque salarié ainsi que la compensation équivalente ;
• Pendant une durée de 3 ans, les documents de l'entreprise comptabilisant le nombre de jours de travail accomplis par les salariés en convention de forfait jours.

Dans tous les cas, il est recommandé de conserver ces documents au moins 3 ans compte tenu du délai de prescription de l'action en rappel de salaires !

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Un outil au coeur de la gestion des RH

Contrôler la durée du travail ne doit pas être vu comme une contrainte fastidieuse et lourde. Au contraire, il faut le voir comme un outil de gestion efficace des RH permettant d’apprécier concrètement tant la performance que la charge de travail de ses collaborateurs.

C’est aussi la garantie que le fonctionnement de l’entreprise et du travail qui y est accompli, est maîtrisé, limitant les risques de réclamations d’heures supplémentaires.

Le mot d’Aminata Kantao, Responsable Juridique Droit Social chez Combo

Le planning est l’outil essentiel qui sert autant à l’employeur qu’au salarié. Il permet à l’employeur d’optimiser sa masse salariale (25% du business plan selon les secteurs), et aux salariés de s’organiser et prévoir, à l’avance, leur temps de travail et jours de repos.

Et si le planning est le partenaire quotidien qui rythme l’activité, on peut alors voir le décompte des heures travaillées comme le garde-fou contre les charges de travail déséquilibrées, un outil pour veiller à la santé et à la sécurité des salariés… et un moyen pour l’employeur de justifier efficacement des heures travaillées et limiter les contentieux.

Rendez-vous le mois prochain pour la prochaine Minute Légale !

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